telefon: 22 44 37 562
e-mail: bemowo.wou@um.warszawa.pl
Do zakresu działania Jednoosobowego Stanowiska Pracy ds. Filii Archiwum Zakładowego, wchodzącego w skład Wydziału Organizacyjnego Urzędu i Funduszy Europejskich dla Dzielnicy Bemowo, należy prowadzenie filii archiwum zakładowego Urzędu, a w szczególności:
- przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych Urzędu Dzielnicy i delegatur;
- przejmowanie, za zgodą biura właściwego do spraw organizacji urzędu dokumentacji niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był odpowiednio kierownik podmiotu lub organ jednostki samorządu terytorialnego;
- przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, w formie papierowej i elektronicznej, zgodnie z wytycznymi biura właściwego do spraw organizacji urzędu;
- przeprowadzanie skontrum dokumentacji;
- porządkowanie dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych;
- udostępnianie przechowywanej dokumentacji zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa;
- wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;
- przeprowadzanie, w tym na zlecenie biura właściwego do spraw organizacji urzędu, kwerend archiwalnych;
- inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej i udział w jej komisyjnym brakowaniu;
- realizacja wytycznych biura właściwego do spraw organizacji urzędu w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją;
- przygotowanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, w porozumieniu z biurem właściwym do spraw organizacji urzędu;
- sporządzanie sprawozdań z działalności filii i stanu przechowywanej dokumentacji;
- doradzanie komórkom organizacyjnym Urzędu Dzielnicy w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją;
- typowanie dokumentacji do ekspertyz przeprowadzanych przez Archiwum Państwowe w porozumieniu z biurem właściwym do spraw organizacji urzędu;
- zgłaszanie do biura właściwego do spraw organizacji urzędu potrzeb w zakresie szkoleń kancelaryjno-archiwalnych dla pracowników Urzędu Dzielnicy;
- nadzór nad przestrzeganiem stosowania w Urzędzie Dzielnicy przepisów Instrukcji Kancelaryjnej.